Il existe deux façons de gérer l'accès à une session TASK™
- Session fermée : Recommandée si vous avez une liste d'emails, de noms et de prénoms de candidats. Les emails sont envoyés depuis la plateforme TASK™ offrant une expérience simplifiée aux candidats.
- Ouvrir une session: Génère un code d'accès, qui doit être partagé par l'administrateur. Les candidats créent leur propre compte et saisissent manuellement le code.
Session fermée (par défaut) - Invitation des candidats
Vous pouvez préparer votre liste de candidats de quatre façons :
- téléchargement d'un fichier CSV (recommandé pour les grandes sessions)
- Recherche dans la base de données (pour les candidats qui ont déjà été invités à TASK™)
- Copier / coller à partir d'Excel
- Ajout manuel
Téléchargement d'un fichier CSV
Recommandé pour les sessions de plus de 500 candidats.
- Téléchargez un modèle CSV à partir de la plateforme. Si vous incluez des métadonnées (cohorte, tags, etc.), assurez-vous qu'elles correspondent exactement à la terminologie de la plateforme.
- Sélectionnez le fichier CSV que vous souhaitez télécharger.
- Confirmez la liste des candidats.
- Cliquez sur Ajouter à la session et confirmez pour finaliser.
Rechercher dans la base de données et réinviter des candidats
Vous pouvez inviter des candidats qui ont déjà participé à TASK, en A) sélectionnant des candidats individuels(Sélectionner un candidat) ou B) en choisissant un groupe de candidats d'une autre session(Sélectionner une session) pour une réinvitation en bloc.
A - Sélectionner des candidats individuels
- Recherchez des candidats spécifiques par leur nom ou filtrez si nécessaire.
- Sélectionnez les candidats individuellement ou cliquez sur Sélectionner tout.
- Cliquez sur Ajouter à la session pour les inclure dans votre session actuelle.
B - Réinviter un groupe d'étudiants en fonction de leur statut d'évaluation
Utile si vous souhaitez réinviter, par exemple, tous les étudiants qui n'ont pas participé à une session précédente.
- Choisissez la session pour laquelle vous souhaitez réinviter les candidats.
- Confirmez que le nombre de participants est correct.
- Faites correspondre la langue de la session à l'invitation originale.
- Sélectionnez les statuts des candidats à réinviter (vous pouvez en sélectionner plusieurs).
- Cliquez sur Ajouter à la session et confirmez.
Une page de vérification s'affiche dans les deux cas. Cliquez sur « Inviter les candidats » pour confirmer.
Copier / Coller à partir d'Excel
Recommandé pour les sessions de moins de 200 candidats.
- Préparez une feuille de calcul avec des colonnes dans le bon ordre : Email, Nom, Prénom, Cohorte.
- Sélectionnez toutes les lignes de votre feuille de calcul.
- Cliquez sur la première cellule de la plate-forme TASK et collez les données.
- Confirmez la liste des candidats.
- Cliquez sur Ajouter à la session et confirmez.
Ajout manuel
Vous pouvez ajouter des candidats directement dans la plate-forme si nécessaire.
- Saisissez leur adresse électronique, leur nom et leur prénom dans le tableau. Cliquez sur + pour confirmer chaque entrée.
- Assurez-vous que tous les candidats sont sélectionnés.
- Cliquez sur Ajouter à la session pour finaliser les invitations.
Ouvrir une session - Partager un code de session
Pour que les candidats puissent se joindre à la session sans être directement invités :
- Activez la case à cocher Ouvrir la session lors de la création d'une session.
- Copiez le code de la session et conservez-le pour le partager.
- Définissez le nombre maximum de candidats autorisés.
- Partagez le code et le lien d'inscription (task.sulitest.org) avec les candidats.
Utilisez les modèles d'e-mail du Centre de ressources pour faciliter la communication.